E-Rechnung korrigieren: Stornorechnung und Rechnungskorrektur richtig erstellen

Die Rechnungsnummer stimmt, aber der Betrag ist falsch. Oder der Kunde hat storniert, nachdem die E-Rechnung schon im Postfach der Buchhaltung lag. Bei einer klassischen PDF-Rechnung würde man sie einfach löschen und neu schreiben – bei einer E-Rechnung geht das nicht, und das ist auch gut so. Hier zeigen wir, wie du eine bereits versendete XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung korrekt korrigierst, ohne gegen GoBD oder Umsatzsteuerrecht zu verstoßen.

Warum du eine E-Rechnung nicht einfach löschen darfst

Sobald eine Rechnung – egal in welchem Format – beim Empfänger angekommen ist, gilt sie als ausgestellt. Löschen oder nachträglich verändern ist steuerrechtlich ausgeschlossen: Die GoBD schreiben eine unveränderbare, lückenlose Dokumentation aller Geschäftsvorfälle vor. Wie diese Unveränderbarkeit bei der Archivierung konkret umgesetzt wird, erklären wir im Artikel E-Rechnung GoBD-konform archivieren. Eine fehlerhafte Rechnung muss deshalb immer über ein eigenes, neues Dokument korrigiert werden, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist – nicht durch Überschreiben der alten Datei.

Die zwei Wege: Stornorechnung oder Rechnungskorrektur

Je nachdem, ob die gesamte Rechnung hinfällig ist oder nur einzelne Positionen falsch sind, gibt es zwei gängige Vorgehensweisen:

• Stornorechnung (vollständige Aufhebung): Du stellst eine zweite Rechnung mit denselben Positionen, aber negativen Beträgen aus. Sie hebt die Originalrechnung buchhalterisch vollständig auf. Anschließend stellst du bei Bedarf eine komplett neue, korrekte Rechnung mit neuer Rechnungsnummer aus.
• Rechnungskorrektur (Teilkorrektur): Du korrigierst nur die fehlerhaften Positionen oder Beträge und stellst die Differenz als eigenständiges Dokument dar – etwa wenn nur ein Steuersatz oder eine Menge falsch berechnet wurde.

In beiden Fällen gilt: Das Korrekturdokument muss eindeutig auf die Rechnungsnummer der Originalrechnung verweisen. Ohne diesen Bezug kann weder dein Kunde noch das Finanzamt nachvollziehen, welcher Geschäftsvorfall korrigiert wird.

Wie das technisch im XRechnung- oder ZUGFeRD-XML aussieht

Anders als bei einer PDF steckt die Korrektur bei einer E-Rechnung nicht nur im Text, sondern in einem festen Datenfeld. Der InvoiceTypeCode im XML gibt an, um welche Art von Dokument es sich handelt:

• 380 – reguläre Rechnung (Commercial Invoice)
• 381 – Gutschrift im Sinne einer Rechnungskorrektur (Credit Note)
• 384 – korrigierte Rechnung (Corrected Invoice), die explizit eine vorherige Rechnung ersetzt

Zusätzlich referenziert das Feld BT-25 (PrecedingInvoiceReference) die Rechnungsnummer des Originaldokuments. Erstellst du die Korrektur mit einer Software wie eRechnio, wird dieser Bezug automatisch gesetzt – du musst dich nicht mit den einzelnen XML-Feldern beschäftigen. Wie der restliche Aufbau einer XRechnung aussieht, liest du im Artikel Das XRechnung-Format erklärt.

Vorsicht bei „Gutschrift": zwei Bedeutungen, ein Wort

Ein häufiger Stolperstein: Umgangssprachlich meint „Gutschrift" fast immer eine Rechnungskorrektur wie oben beschrieben. Im Umsatzsteuerrecht bezeichnet der Begriff aber etwas völlig anderes – eine Selbstfakturierung, bei der der Leistungsempfänger selbst die Rechnung für den leistenden Unternehmer ausstellt (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Verwende in deinen Korrekturdokumenten deshalb möglichst eindeutige Formulierungen wie „Rechnungskorrektur" oder „Stornorechnung zu Rechnung Nr. …", um Verwechslungen bei deinem Kunden oder dessen Buchhaltung zu vermeiden.

Praxisbeispiel: Falscher Steuersatz auf einer Handwerkerrechnung

Ein Elektriker stellt eine Rechnung über eine Reparaturleistung mit 19 % Umsatzsteuer aus, obwohl fälschlicherweise der ermäßigte Satz angesetzt wurde. Die Rechnung ist bereits als XRechnung beim Auftraggeber eingegangen. Der korrekte Ablauf:

1. Stornorechnung mit InvoiceTypeCode 384 erstellen, die auf die Original-Rechnungsnummer verweist und die falschen Steuerbeträge aufhebt.
2. Neue, korrekte Rechnung mit einer neuen fortlaufenden Rechnungsnummer und dem richtigen Steuersatz ausstellen.
3. Beide Dokumente – Original, Korrektur und neue Rechnung – GoBD- konform archivieren, damit die Kette lückenlos nachvollziehbar bleibt.

Wie du überhaupt vermeidest, dass solche Fehler entstehen, zeigen wir im Überblick zu den häufigsten Fehlern bei der E-Rechnung. Speziell zur Umsatzsteuer bei Teilzahlungen und Abschlägen, einem weiteren typischen Fehlerfeld, gibt es einen eigenen Artikel zur Abschlagsrechnung und E-Rechnung.

Häufige Fragen

Muss die Stornorechnung auch als XRechnung oder ZUGFeRD verschickt werden?

Ja. Eine Rechnungskorrektur unterliegt denselben Formatvorgaben wie die Originalrechnung. Ging die Originalrechnung als XRechnung an eine Behörde, muss auch die Korrektur als XRechnung über dasselbe Eingangsportal eingereicht werden.

Reicht eine E-Mail mit der Bitte, die Rechnung zu ignorieren?

Nein. Eine formlose Mitteilung ersetzt keine ordnungsgemäße Rechnungskorrektur. Ohne ein referenzierendes Korrekturdokument bleibt die fehlerhafte Rechnung steuerlich wirksam – mit allen Konsequenzen für die ausgewiesene Umsatzsteuer.

Kann ich die neue, korrekte Rechnung dieselbe Nummer wie das Original tragen?

Nein. Jede Rechnung – auch eine Korrektur oder ein Ersatzdokument – benötigt eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer. Nur so bleibt die nach § 14 UStG geforderte lückenlose Nummerierung erhalten.

Fazit

Eine E-Rechnung zu korrigieren ist kein Sonderfall, den man sich merken muss, sondern folgt einem festen Muster: neues Dokument, klarer Bezug zur Originalrechnung, korrekter InvoiceTypeCode. Mit eRechnio erstellst du sowohl die ursprüngliche Rechnung als auch die passende Korrektur normkonform und ohne dich mit den XML-Details auseinandersetzen zu müssen.