7 häufige Fehler bei der E-Rechnung – und wie du sie vermeidest

E-Rechnungen werden vor der Buchung maschinell geprüft – und zwar strenger als je eine menschliche Buchhaltung es könnte. Ein fehlendes Pflichtfeld, ein falscher Steuerschlüssel oder eine ungültige IBAN reichen, damit die Rechnung abgewiesen wird. Diese sieben Fehler sehen wir am häufigsten – etwa beim Umwandeln einer PDF in eine E-Rechnung.

1. Falsche oder fehlende Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist eine Pflichtangabe bei allen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie identifiziert den genauen Empfänger im Rechnungseingangsportal (ZRE oder OZG-RE). Ohne sie wird die Rechnung sofort abgewiesen.

Lösung: Die Leitweg-ID erfährst du direkt von deinem Auftraggeber – frag nach, bevor du die Rechnung erstellst. Sie hat das Format 04011000-1234567890-06.

2. PDF statt E-Rechnung einreichen

Das häufigste Missverständnis überhaupt: Eine PDF per E-Mail zu versenden und zu denken, das sei eine E-Rechnung. Ist es nicht. Eine E-Rechnung nach EN 16931 muss strukturierte XML-Daten enthalten – entweder als reines XML (XRechnung) oder eingebettet in eine PDF (ZUGFeRD).

Lösung: Nutze ein Tool wie eRechnio, das die normkonforme Datei aus deinen Rechnungsdaten generiert und vor dem Download validiert.

3. Falscher Steuerschlüssel

E-Rechnungen verwenden standardisierte Steuercodes aus der UN/EDIFACT-Liste. Der häufigste Fehler: Statt des richtigen Codes für 19 % USt. wird ein freier Text oder ein falscher Code eingetragen.

• S – Normaler Steuersatz (19 %)
• AA – Ermäßigter Steuersatz (7 %)
• Z – Nullsteuersatz (0 %)
• E – Steuerbefreit
• AE – Umkehr der Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge)

Lösung: Lass das Tool den Steuerschlüssel automatisch setzen – auf Basis des eingetragenen Steuersatzes.

4. Fehlende Pflichtfelder

EN 16931 definiert rund 30 Pflichtfelder. Viele davon sind selbstverständlich (Rechnungsnummer, Datum, Betrag), aber einige werden oft vergessen:

• Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum (nicht dasselbe wie das Rechnungsdatum)
• Käuferreferenz – manche Auftraggeber verlangen eine eigene Bestellnummer
• Bankverbindung / IBAN (wenn Überweisung als Zahlungsart angegeben)

Lösung: Nutze ein Tool, das fehlende Pflichtfelder rot markiert und die Rechnung erst freigibt, wenn alle gefüllt sind.

5. Summen stimmen nicht überein

In einer E-Rechnung müssen Nettobetrag, Steuerbetrag und Bruttobetrag rechnerisch exakt übereinstimmen – auf den Cent genau. Rundungsfehler, die in einer PDF-Rechnung niemanden gestört hätten, führen hier zur Ablehnung.

Lösung: Lass die Summen automatisch berechnen statt sie manuell einzutragen. Das schließt Rechenfehler aus.

6. Falsches oder veraltetes ZUGFeRD-Profil

ZUGFeRD gibt es in verschiedenen Profilen – von MINIMUM (wenige Felder) bis EN 16931 (vollständiger Standard). Manche Empfänger erwarten ein bestimmtes Profil. Besonders häufig: ZUGFeRD 1.0 (veraltet) wird eingereicht, obwohl ZUGFeRD 2.x verlangt wird.

Lösung: Im Zweifel ZUGFeRD 2.x im Profil EN 16931 wählen – das ist der aktuelle Standard und wird von allen gängigen Systemen akzeptiert.

7. Rechnung nicht vor dem Versand validiert

Viele Fehler fallen erst auf, wenn der Empfänger die Rechnung ablehnt. Das kostet Zeit – und manchmal verstreicht das Zahlungsziel, bis die korrigierte Version ankommt.

Lösung: Validiere jede Rechnung vor dem Versand. Der offizielle Validator der KoSIT (kosit.de) prüft XRechnung kostenlos. eRechnio führt die Validierung automatisch vor dem Download durch – du bekommst die Datei nur, wenn sie fehlerfrei ist. Welche Fristen dabei für dein Unternehmen gelten, steht im Überblick zur E-Rechnungspflicht.

Fazit

Die meisten Fehler entstehen nicht aus Unwissenheit, sondern weil man Angaben manuell einträgt, die besser automatisch befüllt werden sollten. Ein gutes E-Rechnungs-Tool nimmt dir diese Fehlerquellen ab – und gibt die Rechnung erst frei, wenn alles stimmt.