E-Rechnung im Handwerk: Was Handwerksbetriebe jetzt wissen müssen

Ob Elektro, Sanitär, Maler oder Dachdecker – im Handwerk wird die E-Rechnung oft für ein Thema gehalten, das nur große Firmen betrifft. Das stimmt nicht. Auch als Ein-Mann-Betrieb oder kleiner Handwerksbetrieb kommst du an der E-Rechnungspflicht nicht vorbei, sobald du an andere Unternehmen rechnest – etwa als Subunternehmer für einen Generalunternehmer oder bei Aufträgen für Gewerbekunden.

Betrifft mich das überhaupt – ich rechne doch meist an Privatkunden?

Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt nur für Umsätze zwischen Unternehmen (B2B). Rechnest du an eine Privatperson, zum Beispiel für eine Badsanierung, bleibt eine normale Rechnung oder PDF weiterhin erlaubt. Die Pflicht zum Empfang einer E-Rechnung gilt dagegen seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen – auch für dich, wenn dein Lieferant oder Großhändler dir künftig eine E-Rechnung schickt.

Sobald du aber für andere Betriebe arbeitest – als Subunternehmer auf einer Baustelle, für eine Hausverwaltung oder als Zulieferer für einen Generalunternehmer – greift die Ausstellungspflicht auch für dich, gestaffelt nach den Übergangsfristen bis 2027 bzw. 2028 je nach Betriebsgröße. Die genauen Stufen erklären wir im Überblick zur E-Rechnungspflicht. Bist du Kleinunternehmer, lies zusätzlich unseren Artikel zu E-Rechnung als Kleinunternehmer im Handwerk.

Typische Handwerker-Situationen

• Subunternehmer auf dem Bau: Rechnest du an einen Generalunternehmer oder eine Bauträgergesellschaft, ist das ein B2B-Umsatz – E-Rechnung erforderlich, sobald die Übergangsfrist für dich abgelaufen ist. Greift dabei die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, muss das auch im XML korrekt abgebildet werden (siehe §13b Reverse Charge in der XRechnung).
• Öffentliche Aufträge: Bei Arbeiten für Kommunen, Schulen oder Behörden gilt die XRechnung schon jetzt verpflichtend – inklusive Leitweg-ID des Auftraggebers.
• Wartungsverträge mit Gewerbekunden: Regelmäßige Rechnungen an Firmenkunden, etwa für Heizungswartung oder Elektroprüfungen, fallen ebenfalls unter die B2B-Pflicht.
• Privatkunden: Hier bleibt vorerst alles beim Alten – PDF oder Papier sind weiterhin zulässig.

Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung

Im Handwerk wird häufig in Abschlägen abgerechnet, besonders bei größeren Bauprojekten. Jede Abschlagsrechnung an einen Geschäftskunden muss – sobald du zur E-Rechnung verpflichtet bist – ebenfalls als strukturierte E-Rechnung ausgestellt werden, nicht nur die Schlussrechnung. Achte darauf, dass sich bereits bezahlte Abschläge in der Schlussrechnung korrekt als Abzugsposten wiederfinden.

Was du in der Praxis umstellen musst

1. Rechnungssoftware oder Tool wählen, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und validieren kann (siehe Unterschied XRechnung vs. ZUGFeRD).
2. Stammdaten deiner Gewerbekunden erfassen – Name, Anschrift, USt-IdNr. und bei Behördenkunden die Leitweg-ID.
3. Angebots- und Rechnungsvorlagen so anpassen, dass Leistungszeitraum, Materialkosten und Arbeitsstunden sauber aufgeschlüsselt sind – das brauchst du ohnehin für die EN-16931-Pflichtfelder.
4. Workflow auf der Baustelle überdenken: Wer erfasst die Leistungsnachweise, wer stellt die Rechnung, wie kommen die Daten ins System?

Steuerermäßigung für Privatkunden nicht vergessen

Auch wenn Privatkunden keine E-Rechnung erhalten müssen: Für die Steuerermäßigung nach § 35a EStG (Handwerkerleistungen) brauchen deine Kunden eine Rechnung, die Arbeitslohn und Material getrennt ausweist. Das lohnt sich, in der Vorlage von Anfang an sauber zu trennen – unabhängig vom Rechnungsformat.

Wie eRechnio Handwerksbetrieben hilft

Du musst keine komplexe Buchhaltungssoftware einführen, um E-Rechnungs-konform zu werden. Mit eRechnio trägst du deine Rechnungsdaten ein oder lädst eine bestehende PDF-Vorlage hoch, wählst XRechnung oder ZUGFeRD und bekommst eine validierte, versandfertige Datei – ganz ohne Vorkenntnisse in XML oder EN 16931.

Fazit

Für die meisten Handwerksbetriebe ändert sich im Alltag mit Privatkunden erstmal wenig. Sobald aber Gewerbekunden, Generalunternehmer oder öffentliche Auftraggeber im Spiel sind, führt an der E-Rechnung kein Weg vorbei. Wer jetzt umstellt, statt bis zum Ende der Übergangsfrist zu warten, erspart sich Stress auf der Baustelle und beim Papierkram.