E-Rechnung als Kleinunternehmer im Handwerk: Pflicht, Ausnahmen und was du tun musst

Viele Ein-Mann- und Zwei-Mann-Betriebe im Handwerk – der Elektriker im ersten Geschäftsjahr, die Malerin im Nebenerwerb, der frisch gegründete Fliesenleger-Betrieb – fallen unter die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG. Die meistgesuchte Frage dazu: Musst du dann trotzdem E-Rechnungen ausstellen? Kurz vorweg: Nein, Kleinunternehmer sind dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit. Was viele Handwerker übersehen: Empfangen musst du E-Rechnungen trotzdem können, und zwar schon seit dem 1. Januar 2025. Was das für deinen Betrieb konkret bedeutet, klären wir hier.

Wann bist du als Handwerker Kleinunternehmer?

Die Kleinunternehmerregelung gilt, wenn dein Bruttoumsatz im Vorjahr maximal 25.000 € betrug und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 € nicht übersteigt. Typisch im Handwerk ist das zum Beispiel im ersten Geschäftsjahr nach der Gründung, bei Nebenerwerbsbetrieben oder bei kleinen Ein-Mann-Betrieben mit überschaubarem Auftragsvolumen. Seit der Reform 2025 gilt außerdem: Überschreitest du die 100.000-€-Grenze während des Jahres, endet der Kleinunternehmerstatus sofort ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet – nicht erst zum Jahresende wie früher.

Ausstellungspflicht: Warum du als Kleinunternehmer befreit bist

Das Jahressteuergesetz 2024 hat in §34a UStDV klargestellt, dass Kleinunternehmer dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen sind – unabhängig von den gestaffelten Übergangsfristen, die für größere Betriebe bis 2027 bzw. 2028 gelten (mehr dazu in unserem allgemeinen Überblick zur E-Rechnungspflicht und speziell für den Berufsalltag im Artikel E-Rechnung im Handwerk). Als Kleinunternehmer darfst du weiterhin ganz normale Rechnungen als PDF oder auf Papier verschicken – egal ob an Privatkunden, Gewerbekunden oder als Subunternehmer.

Die Empfangspflicht gilt trotzdem für dich

Hier liegt der häufigste Irrtum: Die Befreiung betrifft nur das Ausstellen von Rechnungen. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen im B2B-Bereich – auch für Kleinunternehmer im Handwerk. Schickt dir dein Großhändler für Baumaterial, dein Werkzeug-Lieferant oder ein Generalunternehmer künftig eine E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format, musst du diese annehmen und verarbeiten können. Ein Ablehnen ist gesetzlich nicht vorgesehen.

In der Praxis reicht dafür meist ein E-Mail-Postfach und ein Programm, das die Datei lesbar macht – ZUGFeRD-Dateien öffnen sich wie eine ganz normale PDF, bei reinem XRechnung-XML brauchst du einen Viewer (z. B. den kostenlosen XRechnung-Viewer, den viele Buchhaltungsprogramme direkt mitbringen).

Warum trotzdem freiwillig E-Rechnungen ausstellen?

Auch ohne Pflicht gibt es im Handwerksalltag gute Gründe, schon jetzt umzustellen:

• Öffentliche Auftraggeber – Kommunen, Schulen, Behörden – verlangen bei Aufträgen bereits verpflichtend die XRechnung, unabhängig von deinem Kleinunternehmerstatus.
• Generalunternehmer und größere Gewerbekunden stellen ihre Buchhaltung zunehmend auf automatisierte E-Rechnungs-Verarbeitung um und bevorzugen Subunternehmer, die das ebenfalls liefern können.
• Weniger Papierkram auf der Baustelle: Eine ZUGFeRD-Rechnung landet direkt maschinenlesbar in der Buchhaltung deines Auftraggebers – das macht dich als Handwerksbetrieb attraktiver für größere Aufträge.
• Vorbereitung auf den Statuswechsel: Wächst dein Betrieb über die Kleinunternehmergrenze, greift für dich ohne Übergangszeit die reguläre Ausstellungspflicht. Wer den Prozess schon kennt, muss dann nicht mehr umlernen.

Häufige Fragen von Kleinunternehmern im Handwerk

Muss ich als Kleinunternehmer eine XRechnung annehmen können?

Ja. Die Empfangspflicht gilt seit 1. Januar 2025 unabhängig vom Kleinunternehmerstatus für alle inländischen B2B-Umsätze – auch für Rechnungen von Lieferanten und Großhändlern an dich.

Darf ich als Kleinunternehmer weiterhin PDF-Rechnungen an meine Kunden schicken?

Ja, dauerhaft. Kleinunternehmer sind laut §34a UStDV von der Ausstellungspflicht befreit – das ändert sich auch nach 2027/2028 nicht, solange du Kleinunternehmer bleibst.

Ich arbeite als Subunternehmer auf dem Bau – gilt für mich etwas anderes?

Nein, dieselbe Regel: Solange du Kleinunternehmer bist, darfst du auch an Generalunternehmer und Bauträger normale Rechnungen stellen. Verlangt dein Auftraggeber dennoch eine E-Rechnung, kannst du sie freiwillig ausstellen – musst es aber nicht.

Was passiert, wenn ich die Umsatzgrenze überschreite?

Seit 2025 endet der Kleinunternehmerstatus sofort mit dem Umsatz, der die 100.000-€-Grenze überschreitet – nicht erst zum Jahreswechsel. Ab diesem Zeitpunkt greifen die regulären Regeln, inklusive der gestaffelten Ausstellungspflicht.

Brauche ich spezielle Software, nur um E-Rechnungen zu empfangen?

Nicht zwingend – ein kostenloser Viewer oder ein E-Mail-Programm, das PDFs anzeigt, reicht für den reinen Empfang. Willst du selbst E-Rechnungen erstellen, etwa weil ein Gewerbekunde es sich wünscht, brauchst du ein Tool wie eRechnio.

Wie eRechnio Kleinunternehmern im Handwerk hilft

Du musst keine komplexe Buchhaltungssoftware einführen, nur um gelegentlich eine E-Rechnung ausstellen zu können. Mit eRechnio trägst du deine Rechnungsdaten ein oder lädst eine bestehende PDF-Vorlage hoch, wählst XRechnung oder ZUGFeRD und bekommst eine validierte, versandfertige Datei – ganz ohne Vorkenntnisse in XML oder EN 16931.

Fazit

Als Kleinunternehmer im Handwerk triffst du die E-Rechnungspflicht deutlich milder als größere Betriebe: Ausstellen musst du nie, empfangen aber schon jetzt. Wer trotzdem freiwillig auf E-Rechnung umstellt, punktet bei größeren Auftraggebern und ist für einen möglichen Statuswechsel bereits gewappnet.