XRechnung oder ZUGFeRD: Was Handwerker und Kleinunternehmer wissen müssen
Beide Formate sind gültig, aber für unterschiedliche Empfänger gedacht. Mit Praxisbeispielen aus dem Handwerk und klarer Entscheidungshilfe.
Seit der E-Rechnungspflicht tauchen zwei Begriffe immer wieder auf: XRechnung und ZUGFeRD. Beide sind normkonforme E-Rechnungsformate nach EN 16931 – aber sie funktionieren unterschiedlich und sind für verschiedene Situationen gedacht.
XRechnung: reines XML, Pflicht für Behörden
Die XRechnung ist ein reines XML-Format. Es gibt keine lesbare PDF – die Datei besteht ausschließlich aus strukturierten Maschinendaten. Das macht sie kompakt und eindeutig, aber ohne Software nicht direkt lesbar. Wie diese XML-Datei genau aufgebaut ist – inklusive der Unterscheidung zwischen UBL- und CII-Syntax –, erklären wir im Detail im Artikel Das XRechnung-Format erklärt.
Wann ist XRechnung Pflicht? Immer dann, wenn du an öffentliche Auftraggeber rechnest – also Bundesbehörden, Landesbehörden, Kommunen oder andere öffentliche Stellen. Diese Empfänger akzeptieren seit 2020 (Bund) bzw. 2021 (Länder) nur noch XRechnung über das zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE oder OZG-RE).
ZUGFeRD: PDF und XML in einer Datei
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert eine normale, lesbare PDF mit eingebetteten XML-Daten. Du siehst die Rechnung wie gewohnt als Dokument – gleichzeitig stecken die strukturierten Rechnungsdaten unsichtbar darin.
Das hat einen praktischen Vorteil: Dein Kunde kann die Rechnung sowohl manuell lesen als auch automatisch in sein Buchhaltungssystem einlesen. Viele ERP-Systeme und Tools wie DATEV, Lexoffice oder sevDesk unterstützen ZUGFeRD direkt.
Der direkte Vergleich
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Dateiformat | Reines XML | PDF + XML (hybrid) |
| Lesbar ohne Software | Nein | Ja (als PDF) |
| Pflicht an Behörden | Ja | Nein |
| B2B-tauglich | Ja | Ja |
| Empfohlen für | Öffentliche Hand | Privatwirtschaft |
Welches Format brauchst du?
Die Entscheidung ist meistens einfach:
- Rechnung an eine Behörde oder öffentliche Stelle? → XRechnung, über das jeweilige Eingangsportal einreichen.
- Rechnung an ein privatwirtschaftliches Unternehmen? → ZUGFeRD, weil dein Kunde die PDF lesen kann und trotzdem alle Daten maschinenlesbar vorliegen.
- Du weißt nicht, was der Empfänger erwartet? → Im Zweifel ZUGFeRD. Es ist kompatibel mit der EN 16931 und wird von den meisten Buchhaltungssystemen akzeptiert.
Praxisbeispiel: Handwerksbetrieb mit gemischten Kunden
In der Praxis rechnet kaum ein Handwerksbetrieb nur an eine Art von Kunde ab. Ein Elektriker, der sowohl Privathaushalte als auch öffentliche Auftraggeber betreut, braucht deshalb meistens beide Formate parallel:
- Rechnung an die Stadtverwaltung → XRechnung, über das ZRE oder OZG-RE einreichen. Hier gibt es keine Wahl – reine PDF- oder Papierrechnungen werden nicht mehr angenommen.
- Rechnung an einen Privatkunden → ZUGFeRD, damit er die Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen und lesen kann, ohne spezielle Software zu brauchen.
- Rechnung an einen Subunternehmer oder Generalunternehmer → in der Regel ebenfalls ZUGFeRD, außer der GU verlangt aus eigenen Prozessgründen explizit XRechnung. Details dazu, worauf es bei der Abrechnung zwischen Sub- und Generalunternehmer ankommt (inklusive Reverse-Charge), findest du im Artikel Reverse-Charge und XRechnung bei Bauleistungen.
Wie sich das konkret für Elektriker- und SHK-Betriebe im Alltag auswirkt, zeigen wir ausführlich im Artikel E-Rechnung für Elektriker und SHK-Betriebe.
Versionen: ZUGFeRD 2.x und Factur-X
Ein kurzer Hinweis für alle, die tiefer einsteigen wollen: ZUGFeRD 2.x und das französische Factur-X sind technisch identisch. Beide basieren auf demselben Standard – nur der Name unterscheidet sich je nach Land. Wenn du also international rechnest, bist du mit ZUGFeRD 2.x auf der sicheren Seite. Wie das eingebettete XML im Detail aufgebaut ist und was die einzelnen Profile bedeuten, erklären wir im Artikel Das ZUGFeRD-Format erklärt.
Häufige Fragen
Kann ich ZUGFeRD auch an Behörden schicken?
Nein. Öffentliche Auftraggeber akzeptieren nur die reine XRechnung über ihr Eingangsportal (ZRE oder OZG-RE). ZUGFeRD enthält zwar ebenfalls die vorgeschriebenen XML-Daten, wird aber von den Rechnungseingangsportalen nicht angenommen – die eingebettete PDF ist dort schlicht nicht vorgesehen.
Muss ich als Kleinunternehmer überhaupt E-Rechnungen versenden können?
Ja. Die E-Rechnungspflicht gilt unabhängig von der Kleinunternehmer- regelung nach § 19 UStG – auch Kleinunternehmer müssen ab den gesetzlichen Stichtagen E-Rechnungen empfangen und in der Regel auch ausstellen können. Alle Details dazu findest du im Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer im Handwerk.
Was passiert, wenn ich das falsche Format schicke?
Bei Behörden wird eine XRechnung erwartet – schickst du stattdessen ZUGFeRD oder eine normale PDF, wird die Rechnung vom Eingangsportal abgelehnt und du musst sie erneut einreichen. Im B2B-Bereich ist das Risiko geringer, weil ZUGFeRD als hybrides Format meist akzeptiert wird, aber manche ERP-Systeme sind ausschließlich auf reines XML eingerichtet. Im Zweifel lohnt sich eine kurze Rückfrage beim Kunden, bevor du die Rechnung stellst.
Fazit
Für die meisten Selbstständigen und kleinen Unternehmen ist ZUGFeRD die praktischere Wahl – vertraut wie eine PDF, aber vollständig normkonform. XRechnung brauchst du gezielt dann, wenn du Aufträge von der öffentlichen Hand abrechnen. Verwechsle das Format dabei nicht mit dem Versandweg: Wie Peppol als Netzwerk mit XRechnung zusammenhängt, ist eine eigene Frage – und falls du zusätzlich Peppol BIS oder Factur-X einordnen willst, hilft der Überblick über alle E-Rechnungsformate. Mit eRechnio kannst du beide Formate direkt aus deiner bestehenden PDF-Rechnung erstellen. Mehr zu den gesetzlichen Fristen findest du im Überblick zur E-Rechnungspflicht.