XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format brauchst du wirklich?
Beide Formate sind gültig, aber für unterschiedliche Empfänger gedacht. Der Unterschied auf einen Blick – mit klarer Entscheidungshilfe.
Seit der E-Rechnungspflicht tauchen zwei Begriffe immer wieder auf: XRechnung und ZUGFeRD. Beide sind normkonforme E-Rechnungsformate nach EN 16931 – aber sie funktionieren unterschiedlich und sind für verschiedene Situationen gedacht.
XRechnung: reines XML, Pflicht für Behörden
Die XRechnung ist ein reines XML-Format. Es gibt keine lesbare PDF – die Datei besteht ausschließlich aus strukturierten Maschinendaten. Das macht sie kompakt und eindeutig, aber ohne Software nicht direkt lesbar.
Wann ist XRechnung Pflicht? Immer dann, wenn du an öffentliche Auftraggeber rechnest – also Bundesbehörden, Landesbehörden, Kommunen oder andere öffentliche Stellen. Diese Empfänger akzeptieren seit 2020 (Bund) bzw. 2021 (Länder) nur noch XRechnung über das zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE oder OZG-RE).
ZUGFeRD: PDF und XML in einer Datei
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert eine normale, lesbare PDF mit eingebetteten XML-Daten. Du siehst die Rechnung wie gewohnt als Dokument – gleichzeitig stecken die strukturierten Rechnungsdaten unsichtbar darin.
Das hat einen praktischen Vorteil: Dein Kunde kann die Rechnung sowohl manuell lesen als auch automatisch in sein Buchhaltungssystem einlesen. Viele ERP-Systeme und Tools wie DATEV, Lexoffice oder sevDesk unterstützen ZUGFeRD direkt.
Der direkte Vergleich
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Dateiformat | Reines XML | PDF + XML (hybrid) |
| Lesbar ohne Software | Nein | Ja (als PDF) |
| Pflicht an Behörden | Ja | Nein |
| B2B-tauglich | Ja | Ja |
| Empfohlen für | Öffentliche Hand | Privatwirtschaft |
Welches Format brauchst du?
Die Entscheidung ist meistens einfach:
- Rechnung an eine Behörde oder öffentliche Stelle? → XRechnung, über das jeweilige Eingangsportal einreichen.
- Rechnung an ein privatwirtschaftliches Unternehmen? → ZUGFeRD, weil dein Kunde die PDF lesen kann und trotzdem alle Daten maschinenlesbar vorliegen.
- Du weißt nicht, was der Empfänger erwartet? → Im Zweifel ZUGFeRD. Es ist kompatibel mit der EN 16931 und wird von den meisten Buchhaltungssystemen akzeptiert.
Versionen: ZUGFeRD 2.x und Factur-X
Ein kurzer Hinweis für alle, die tiefer einsteigen wollen: ZUGFeRD 2.x und das französische Factur-X sind technisch identisch. Beide basieren auf demselben Standard – nur der Name unterscheidet sich je nach Land. Wenn du also international rechnest, bist du mit ZUGFeRD 2.x auf der sicheren Seite.
Fazit
Für die meisten Selbstständigen und kleinen Unternehmen ist ZUGFeRD die praktischere Wahl – vertraut wie eine PDF, aber vollständig normkonform. XRechnung brauchst du gezielt dann, wenn du Aufträge von der öffentlichen Hand abrechnen. Mit eRechnio kannst du beide Formate direkt aus deiner bestehenden PDF-Rechnung erstellen. Mehr zu den gesetzlichen Fristen findest du im Überblick zur E-Rechnungspflicht.