PDF in eine E-Rechnung umwandeln: Schritt-für-Schritt

Viele Selbstständige und kleine Unternehmen stellen ihre Rechnungen seit Jahren als PDF aus – in Word, Excel oder einer Buchhaltungssoftware. Das funktioniert, ist aber seit der E-Rechnungspflicht 2025 nicht mehr ausreichend. Eine PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne.

Das bedeutet nicht, dass du alles neu aufbauen musst. Du kannst deine bestehende PDF als Ausgangspunkt nutzen und daraus eine normkonforme E-Rechnung erstellen. So geht das mit eRechnio.

Was ist der Unterschied zwischen PDF und E-Rechnung?

Eine normale PDF ist ein Bilddokument – für Menschen lesbar, aber für Maschinen nicht strukturiert verarbeitbar. Eine E-Rechnung nach EN 16931 enthält dagegen strukturierte XML-Daten: Betrag, Steuernummer, Leistungsdatum, Rechnungsnummer – alles in maschinenlesbarer Form, die Buchhaltungssysteme direkt einlesen können.

Schritt 1: PDF hochladen

Lade deine bestehende Rechnung als PDF bei eRechnio hoch. Unser System liest die Daten automatisch aus – Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz, Empfänger und weitere Pflichtfelder werden soweit möglich erkannt.

Schritt 2: Daten prüfen und ergänzen

Nicht alles lässt sich aus einer PDF zuverlässig auslesen. Manche Felder musst du manuell ergänzen oder korrigieren. Besonders wichtig:

• Leitweg-ID – bei Rechnungen an Behörden zwingend erforderlich. Sie identifiziert den genauen Empfänger im öffentlichen Rechnungseingang.
• Steuernummer oder USt-IdNr. – muss korrekt hinterlegt sein.
• Zahlungsziel – Fälligkeitsdatum oder Zahlungskonditionen.
• IBAN – wird automatisch auf Plausibilität geprüft.

Alle Felder sind direkt im Browser bearbeitbar. Du siehst sofort, welche Pflichtfelder noch fehlen.

Schritt 3: Format wählen

Wähle, welches Format du brauchst (mehr dazu im Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD):

• XRechnung (XML) – für Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen. Die Datei wird direkt über das Eingangsportal der jeweiligen Behörde eingereicht.
• ZUGFeRD (PDF + XML) – für B2B-Rechnungen an privatwirtschaftliche Unternehmen. Die fertige Datei sieht aus wie eine normale PDF, enthält aber alle Rechnungsdaten als eingebettetes XML.

Schritt 4: Herunterladen und versenden

Nach der Prüfung lädst du die fertige E-Rechnung herunter. eRechnio validiert vor dem Download automatisch gegen den offiziellen EN-16931-Standard – du bekommst die Datei nur, wenn sie fehlerfrei ist.

Die fertige Datei kannst du dann wie gewohnt per E-Mail versenden – oder bei Behördenrechnungen direkt über das entsprechende Portal hochladen.

Was, wenn meine PDF-Vorlage unvollständig ist?

Das passiert, besonders bei älteren Word- oder Excel-Vorlagen. eRechnio markiert fehlende Pflichtfelder rot. Du kannst sie direkt im Tool ergänzen – kein Hin-und-her mit der Originalvorlage nötig. Eine Übersicht der häufigsten Stolperfallen findest du in 7 häufige Fehler bei der E-Rechnung.

Fazit

Der Umstieg von PDF auf E-Rechnung klingt aufwändiger als er ist. Mit einem Tool, das die Daten ausliest, prüft und das fertige Format ausgibt, sind es in der Praxis wenige Minuten pro Rechnung. Starte kostenlos – die ersten 3 Rechnungen pro Monat sind gratis.