E-Rechnungspflicht 2025/2026: Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Ab 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich schrittweise für alle deutschen Unternehmen. Welche Fristen gelten, wer betroffen ist und was du jetzt konkret tun musst.
Seit dem 1. Januar 2025 sind alle deutschen Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Das ist nur der erste Schritt – die vollständige E-Rechnungspflicht kommt in Stufen.
Die drei Stufen der E-Rechnungspflicht
Der Gesetzgeber hat die Einführung bewusst gestaffelt, damit Unternehmen sich anpassen können. Hier die Fristen im Überblick:
| Ab wann | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 1. Jan. 2025 | E-Rechnungen empfangen können | Alle B2B-Unternehmen |
| 1. Jan. 2027 | E-Rechnungen versenden müssen | Umsatz > 800.000 € p.a. |
| 1. Jan. 2028 | E-Rechnungen versenden müssen | Alle B2B-Unternehmen |
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF per E-Mail. Sie muss einem strukturierten, maschinenlesbaren Format entsprechen – konkret der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem zwei Formate:
- XRechnung – reines XML-Format, Pflicht für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber.
- ZUGFeRD – kombiniert eine lesbare PDF mit eingebetteten XML-Daten. Ideal für B2B, weil Mensch und Maschine es lesen können.
Den ausführlichen Vergleich beider Formate findest du im Artikel XRechnung oder ZUGFeRD.
Eine normale PDF oder ein Word-Dokument ist damit ausdrücklich keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes – auch wenn sie per E-Mail verschickt wird.
Wer ist betroffen?
Die Pflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze – also wenn du als Unternehmer eine Rechnung an ein anderes Unternehmen stellst, das ebenfalls in Deutschland ansässig ist. Ausgenommen sind:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 € (brutto)
- Rechnungen für steuerfreie Leistungen (z. B. Vermietung, Ärzte)
- Fahrausweise und ähnliche Belege
Was musst du jetzt tun?
Wenn du noch keine E-Rechnungen empfangen oder versenden kannst, sind das die konkreten nächsten Schritte:
- Empfang sicherstellen: Prüfe, ob dein Buchhaltungsprogramm XRechnung/ZUGFeRD lesen kann. Viele aktuellen Versionen (DATEV, Lexoffice, sevDesk) unterstützen das bereits.
- Versand vorbereiten: Du brauchst ein Tool, das aus deinen Rechnungsdaten eine normkonforme E-Rechnung erstellt – zum Beispiel eRechnio.
- Archivierung prüfen: E-Rechnungen unterliegen der GoBD – sie müssen 10 Jahre unveränderbar aufbewahrt werden.
Übergangsregelung: Was gilt bis 2027?
Bis Ende 2026 darfst du Rechnungen noch im bisherigen Format (PDF, Papier) versenden – aber nur, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 2027 entfällt diese Möglichkeit für größere Unternehmen. Die Übergangsfrist ist kein Grund, das Thema aufzuschieben: Wer jetzt startet, hat Zeit zum Testen und vermeidet Stress kurz vor der Frist.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht ist kein bürokratisches Detail – sie ändert, wie Rechnungen in Deutschland grundlegend funktionieren. Je früher du dich damit auseinandersetzt, desto entspannter bist du, wenn die Fristen für dich greifen. Mit eRechnio kannst du schon heute normkonforme XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien erstellen – ohne Vorkenntnisse. Bist du im Handwerk tätig, lies auch, was die Pflicht speziell für Handwerksbetriebe bedeutet.