E-Rechnung archivieren nach GoBD: Aufbewahrungspflicht richtig umsetzen

Eine E-Rechnung korrekt zu erstellen ist nur die halbe Miete – danach muss sie auch rechtskonform archiviert werden. Anders als bei einer Papierrechnung reicht es bei XRechnung und ZUGFeRD nicht, die Datei einfach in einen Ordner zu legen oder auszudrucken. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) stellen konkrete Anforderungen an Format, Dauer und Unveränderbarkeit. Wer die missachtet, riskiert bei der Betriebsprüfung Ärger – auch wenn die Rechnung selbst korrekt war.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Für E-Rechnungen gilt dieselbe Frist wie für alle anderen Buchhaltungsunterlagen: 8 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, seit 2025 verkürzt von zuvor 10 Jahren). Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde – eine Rechnung vom März 2026 muss also bis Ende 2034 aufbewahrt werden.

Das gilt unabhängig davon, ob du die Rechnung gestellt oder erhalten hast. Auch wer als Kleinunternehmer von der Pflicht zur Ausstellung befreit ist, muss eingehende E-Rechnungen genauso lange aufbewahren wie jeder andere.

Warum ein PDF-Ausdruck nicht reicht

Der häufigste Fehler: Die XRechnung wird geöffnet, als PDF oder Papierausdruck abgelegt – und die eigentliche XML-Datei gelöscht. Das verstößt gegen die GoBD gleich zweifach:

• Verlust der Maschinenlesbarkeit. Eine E-Rechnung nach EN 16931 ist ein strukturierter Datensatz. Ein Ausdruck oder Screenshot zeigt nur die visuelle Darstellung, nicht die zugrundeliegenden Daten – genau die muss die Finanzverwaltung im Original vorfinden können.
• Verlust des Originalformats. Die GoBD verlangen, Belege in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden. Eine XRechnung muss als XML archiviert werden, eine ZUGFeRD-Rechnung inklusive der eingebetteten XML-Daten im PDF – nicht nur als gerenderte Ansicht.

Willst du wissen, was eigentlich in der Datei steckt, bevor du sie archivierst? Ein kostenloser XRechnung-Viewer zeigt dir den Inhalt an, ohne die Originaldatei zu verändern.

Was „unveränderbar" konkret bedeutet

Die GoBD fordern, dass Belege nach der Erfassung nicht mehr unbemerkt verändert oder gelöscht werden können. Das heißt nicht, dass du ein teures Archivsystem brauchst – es reicht, wenn folgende Punkte erfüllt sind:

• Keine Bearbeitung nach Ablage. Die Datei darf nach dem Speichern nicht mehr überschrieben werden können, ohne dass das nachvollziehbar protokolliert wird.
• Vollständigkeit. Jede ein- und ausgehende E-Rechnung muss erfasst sein – Lücken fallen bei einer Prüfung sofort auf.
• Zeitgerechte Erfassung. Die Archivierung sollte zeitnah zum Rechnungseingang bzw. -versand erfolgen, nicht erst am Jahresende gesammelt.
• Verfügbarkeit während der gesamten Frist. Auch bei einem Systemwechsel (neue Buchhaltungssoftware, neuer PC) müssen die Dateien lesbar und auswertbar bleiben.

Wie die Archivierung in der Praxis aussieht

Für kleinere Betriebe reicht in der Regel kein revisionssicheres Spezialsystem – wichtig ist ein sauberer, nachvollziehbarer Prozess:

1. Original-Datei sichern. Die XML- oder ZUGFeRD-PDF-Datei unverändert in einem dedizierten Rechnungsordner ablegen, sortiert nach Jahr und Rechnungsnummer.
2. Schreibschutz setzen. Viele NAS-Systeme, Cloud- Speicher (z. B. mit Versionierung) und DMS-Lösungen bieten Funktionen, die eine nachträgliche Änderung verhindern oder zumindest protokollieren.
3. Backup einplanen. Da die Frist acht Jahre umfasst, sollte die Ablage regelmäßig gesichert werden – auch gegen Hardware-Defekte.
4. Buchhaltungssoftware nutzen, wenn möglich. Viele DATEV- und Buchhaltungsprogramme archivieren eingehende E-Rechnungen automatisch GoBD-konform, sobald sie importiert werden.

Wer E-Rechnungen selbst erstellt, sollte zusätzlich zur Kundenkopie stets eine eigene Archivkopie der ausgestellten XML- bzw. ZUGFeRD-Datei behalten – nicht nur die Rechnung im Buchhaltungsprogramm, sondern die tatsächlich versendete Datei. Gerade bei Abschlagsrechnungen mit mehreren Teilrechnungen lohnt sich eine klare Ablagestruktur, um später den Überblick zu behalten.

Was bei einer Betriebsprüfung zählt

Bei einer digitalen Betriebsprüfung fordert das Finanzamt Zugriff auf die Originaldaten – nicht auf eine Zusammenfassung oder einen Ausdruck. Fehlt die maschinenlesbare Originaldatei, kann das als Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht gewertet werden, selbst wenn die Rechnung inhaltlich korrekt war und die Steuer ordnungsgemäß abgeführt wurde. Im schlimmsten Fall drohen Schätzungen der Besteuerungsgrundlage, weil die Prüfung die Buchführung nicht mehr als vollständig ansieht.

Fazit

Die Archivierungspflicht ist der oft übersehene zweite Teil der E-Rechnungspflicht: Es reicht nicht, eine normkonforme Rechnung zu erstellen oder zu empfangen – sie muss acht Jahre lang im Originalformat, vollständig und unverändert verfügbar bleiben. Ein strukturierter Ablageprozess mit Schreibschutz und Backup genügt für die meisten kleinen Betriebe völlig. eRechnio hilft dir bereits beim ersten Schritt: Jede erstellte XRechnung oder ZUGFeRD-Datei wird validiert und lässt sich direkt in der Originalform herunterladen und archivieren. Was das für nachträgliche Fehler bedeutet, liest du im Artikel E-Rechnung korrigieren: Stornorechnung und Rechnungskorrektur– auch eine Korrektur muss lückenlos archiviert werden.