Abschlagsrechnung als E-Rechnung: So vermeidest du den doppelten Umsatzsteuer-Fehler

Wer als Handwerksbetrieb größere Projekte abwickelt – eine Badsanierung, ein Dachausbau, eine komplette Elektroinstallation im Neubau – kennt das Prinzip der Abschlagsrechnung: Statt am Ende einmal die komplette Summe zu stellen, wird nach Baufortschritt in mehreren Teilbeträgen abgerechnet, bis am Schluss die Schlussrechnung den Rest abrechnet. Auf Papier oder als PDF hat der Steuerberater diesen Abzug meist im Griff. Sobald die Rechnung aber als XRechnung oder ZUGFeRD verschickt werden muss, reicht ein manueller Abzug in der Buchhaltungssoftware nicht mehr aus – im XML-Datensatz selbst muss stehen, was bereits abgerechnet wurde. Fehlt das, kann es passieren, dass die Umsatzsteuer auf denselben Umsatz zweimal ausgewiesen und abgeführt wird.

Warum Handwerksbetriebe mit Abschlagsrechnungen arbeiten

Bei längeren Projekten will kein Betrieb erst nach Wochen oder Monaten Arbeit auf sein Geld warten. Deshalb wird nach jedem abgeschlossenen Bauabschnitt eine Abschlagsrechnung über den bis dahin erbrachten Leistungsanteil gestellt – etwa nach Rohinstallation, nach Verputzarbeiten und nach Endmontage. Jede Abschlagsrechnung ist eine vollwertige Rechnung mit eigenem Ausweis der Umsatzsteuer. Am Ende des Projekts steht die Schlussrechnung, die die gesamte Leistung noch einmal aufführt, aber nur den noch offenen Restbetrag zur Zahlung stellt – die bereits bezahlten und versteuerten Abschläge müssen dafür korrekt gegengerechnet werden.

So entsteht der doppelte Umsatzsteuer-Fehler

In der klassischen PDF- oder Papierwelt war das kein strukturelles Problem: Der Steuerberater oder das Buchhaltungsprogramm hat die bereits gestellten Abschläge manuell von der Schlusssumme abgezogen, bevor der Betrag auf die Rechnung gedruckt wurde. Bei der E-Rechnung liegt die Sache anders. XRechnung und ZUGFeRD verlangen, dass bereits abgerechnete Beträge als eigenes strukturiertes Feld im XML stehen – nicht nur als Rechenergebnis im Layout. Wird dieses Feld beim Erstellen der Schlussrechnung vergessen oder falsch befüllt, weist das XML den vollen Projektwert als neue Forderung aus, obwohl der größte Teil bereits über die Abschlagsrechnungen abgerechnet und versteuert wurde. Prüfsoftware und Finanzbuchhaltung lesen dann effektiv eine Rechnung, die die Umsatzsteuer auf den kompletten Auftragswert ein zweites Mal ausweist.

Das Risiko trifft in der Praxis vor allem Betriebe, die bisher mit Word- oder Excel-Vorlagen gearbeitet haben und nun zum ersten Mal strukturierte Rechnungen erstellen: Der Rechenschritt „bereits gezahlte Abschläge abziehen“ war bisher reine Kopfarbeit oder eine Formel in der Tabelle – im XML braucht er ein eigenes, korrekt benanntes Feld.

Wie Abschläge korrekt im XML abgebildet werden

Der EN-16931-Standard, auf dem XRechnung und ZUGFeRD beruhen, sieht für genau diesen Fall das Feld PrepaidAmount vor. Darin wird die Summe aller bereits gestellten und bezahlten Abschlagsrechnungen für dieses Projekt eingetragen. Der fällige Gesamtbetrag der Schlussrechnung ergibt sich dann automatisch aus:

• dem vollen Netto- und Bruttowert der erbrachten Gesamtleistung,
• abzüglich der Summe im Feld PrepaidAmount,
• woraus sich der noch offene Zahlbetragergibt, der als „Due Payable Amount“ im XML steht.

Wichtig dabei: Die Umsatzsteuer wird auf den vollen Leistungswert in der Schlussrechnung ausgewiesen, nicht nur auf den Restbetrag – schließlich dokumentiert die Schlussrechnung die gesamte erbrachte Leistung. Der Abzug über PrepaidAmount betrifft nur den Zahlbetrag, nicht den ausgewiesenen Steuerbetrag auf die Gesamtleistung. Wird stattdessen versehentlich nur der Restbetrag gebildet und darauf erneut die volle Steuer berechnet, entsteht die doppelte Versteuerung.

Praxisbeispiel: Badsanierung mit drei Abschlägen

Ein Malerbetrieb saniert im Auftrag eines Bauträgers mehrere Badezimmer für insgesamt 24.000 € netto. Vereinbart sind drei Abschlagsrechnungen zu je 6.000 € netto nach Baufortschritt sowie eine Schlussrechnung über den Rest.

• Abschlagsrechnung 1–3: je 6.000 € netto + 19 % USt = 7.140 € brutto, insgesamt 18.000 € netto / 21.420 € brutto bereits gestellt und bezahlt.
• Schlussrechnung: Gesamtleistung 24.000 € netto + 19 % USt (4.560 €) = 28.560 € brutto. Im Feld PrepaidAmount stehen die bereits gezahlten 21.420 € brutto. Der noch offene Zahlbetrag: 28.560 € − 21.420 € = 7.140 € brutto.

Fehlt das PrepaidAmount-Feld oder wird es auf 0 gesetzt, weist das XML einen offenen Betrag von vollen 28.560 € aus – obwohl der Kunde bereits 21.420 € gezahlt hat und darauf schon Umsatzsteuer abgeführt wurde. Für Rechnungsprüfung, Mahnwesen und die eigene Umsatzsteuervoranmeldung ist das ein erheblicher Unterschied.

Häufige Fragen zur Abschlagsrechnung als E-Rechnung

Muss ich bei einer Abschlagsrechnung auch eine E-Rechnung schreiben?
Ja. Seit 2025 gilt die Empfangspflicht für E-Rechnungen im B2B uneingeschränkt, und sobald die Versandpflicht für deinen Betrieb greift, zählt eine Abschlagsrechnung an ein anderes Unternehmen genauso als E-Rechnung wie die Schlussrechnung. Details zum zeitlichen Ablauf der Versandpflicht findest du in unserem Artikel zur E-Rechnungspflicht 2025/2026.

Wie ziehe ich bereits gezahlte Abschläge in der Schlussrechnung ab?
Über das Feld PrepaidAmount im strukturierten Datensatz – dort trägst du die Summe aller bereits gestellten und bezahlten Abschlagsrechnungen ein. Die Software berechnet daraus automatisch den noch offenen Zahlbetrag, ohne die Umsatzsteuer auf die Gesamtleistung zu verändern.

Gilt das auch, wenn ich statt eigener Software bisher mit Word oder Excel gearbeitet habe?
Ja, gerade dann lohnt sich ein genauer Blick: In Word- oder Excel-Vorlagen wurde der Abzug oft händisch oder per Formel gemacht, ohne dass ein strukturiertes Feld dafür existierte. Wie du eine bestehende PDF-Rechnung überhaupt in eine gültige XRechnung oder ZUGFeRD-Datei umwandelst, beschreiben wir Schritt für Schritt in PDF in eine E-Rechnung umwandeln.

Wie eRechnio Abschlagsrechnungen korrekt abbildet

Das PrepaidAmount-Feld ist genau die Art von technischem Detail, das beim Wechsel von PDF zu XML leicht übersehen wird, weil es in der bisherigen Rechnungswelt keine Entsprechung als eigenes Feld hatte. Mit eRechnio trägst du die bereits gestellten Abschlagsrechnungen einfach als Referenz zur Schlussrechnung ein – die Software berechnet den offenen Zahlbetrag automatisch korrekt und setzt PrepaidAmount im XML, ohne dass du dich mit den Feldnamen des EN-16931-Standards auskennen musst. Deine bestehende Angebots- oder Rechnungssoftware musst du dafür nicht wechseln – eRechnio ergänzt lediglich den letzten Schritt zur normkonformen E-Rechnung. Gehört zu jedem Abschlag auch ein eigenes Aufmaß, liest du im Artikel Aufmaß, Pläne & Fotos in der E-Rechnung, wie du solche Belege korrekt an die jeweilige Rechnung anhängst.

Fazit

Abschlagsrechnungen bleiben inhaltlich das bewährte Mittel, um bei längeren Bau- und Handwerksprojekten laufend liquide zu bleiben – nur die Schlussrechnung braucht in der E-Rechnung ein eigenes, korrekt gesetztes Feld für bereits gezahlte Beträge. Wer PrepaidAmount konsequent pflegt, vermeidet doppelt ausgewiesene Umsatzsteuer, unnötige Rückfragen von Auftraggebern und Ärger bei der eigenen Umsatzsteuervoranmeldung.

Stand: August 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Bei komplexeren Abrechnungsmodellen – etwa mit Sicherheitseinbehalten oder mehreren Vertragsparteien – sprich dich mit deinem Steuerberater ab.