XRechnung öffnen: Die besten kostenlosen Viewer im Vergleich
Eine .xml-Datei statt einer lesbaren Rechnung? Diese kostenlosen Viewer machen aus einer XRechnung eine normale Ansicht – vom offiziellen ELSTER-Tool bis zur Buchhaltungssoftware.
Eine Lieferantenrechnung landet als rechnung.xml im Postfach, ein Doppelklick zeigt nur Zeichensalat statt Beträgen und Positionen. Das ist kein defektes Dokument – XRechnung ist bewusst als reines Maschinenformat gebaut, wie wir im Artikel Das XRechnung-Format erklärt im Detail zeigen. Für den Alltag reicht dir aber ein einfacher Viewer, der die Datei lesbar macht. Hier ist der Überblick über die gängigsten kostenlosen Tools.
Warum ein normaler PDF-Reader hier nicht hilft
Eine XRechnung enthält kein Layout und keine Schriftart – nur strukturierte Daten nach EN 16931. Ein PDF-Reader oder Texteditor kann damit nichts anfangen, weil schlicht keine visuelle Darstellung in der Datei steckt. Du brauchst ein Programm, das die XML-Struktur interpretiert und daraus eine Ansicht mit Rechnungskopf, Positionen und Summen erzeugt. Genau das leisten die folgenden Viewer.
Die wichtigsten kostenlosen XRechnung-Viewer
1. E-Rechnungsviewer im ELSTER-Portal
Der pragmatischste Weg für die meisten: Das E-Rechnungsviewer-Modul im ELSTER-Portal der Finanzverwaltung nimmt XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien per Upload entgegen und zeigt sie als lesbare Rechnung an – kostenlos, ohne Registrierung eines Steuerkontos und ohne Installation. Für den gelegentlichen Blick in eine einzelne Rechnung ist das die einfachste Lösung.
2. XRechnung-Prüftool der KoSIT
Das offizielle Validierungswerkzeug der Koordinierungsstelle für IT-Standards prüft eine XRechnung gegen das amtliche Schema und listet fehlende oder fehlerhafte Pflichtfelder auf. Eine komfortable Leseansicht liefert es nicht primär – dafür ist es das richtige Werkzeug, wenn du wissen willst, ob eine Datei überhaupt gültig ist, etwa bevor du sie an einen Kunden weiterreichst oder selbst einreichst.
3. Viewer in Buchhaltungs- und ERP-Software
DATEV, Lexoffice, sevDesk und die meisten anderen gängigen Buchhaltungslösungen können XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien direkt importieren und zeigen sie im gewohnten Rechnungslayout der Software an. Wenn du ohnehin eines dieser Systeme nutzt, ist das der bequemste Weg, weil die Rechnung gleich am richtigen Ort in deiner Buchhaltung landet, statt sie separat anzusehen und danach manuell zu übertragen.
4. Open-Source-Viewer wie Mustang Project
Für technisch versiertere Nutzer gibt es quelloffene Tools wie das Mustang-Project, das XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien lokal validieren und in eine PDF- Ansicht umwandeln kann. Praktisch, wenn du Dateien offline oder in größerer Zahl prüfen willst, ohne sie einzeln in ein Web-Portal hochzuladen.
| Tool | Kosten | Am besten für |
|---|---|---|
| ELSTER-Viewer | Kostenlos | Einzelne Rechnungen schnell ansehen |
| KoSIT-Prüftool | Kostenlos | Gültigkeit vor dem Versand prüfen |
| Buchhaltungssoftware (DATEV, Lexoffice, sevDesk) | Im Abo enthalten | Direkte Verbuchung ohne Zwischenschritt |
| Mustang Project | Kostenlos, Open Source | Lokale Prüfung, größere Stückzahlen |
Und bei ZUGFeRD? Meist reicht ein normaler PDF-Reader
Bekommst du stattdessen eine ZUGFeRD-Rechnung, ist die Sache einfacher: Die Datei ist eine ganz normale PDF mit unsichtbar eingebettetem XML, die du mit jedem PDF-Reader öffnen kannst – einen speziellen Viewer brauchst du dafür nicht. Wie genau diese Kombination aus PDF und Daten aufgebaut ist, erklären wir im Artikel Das ZUGFeRD-Format erklärt. Woran du überhaupt erkennst, welches der beiden Formate bei dir ankommt, und was das für deine Empfangspflicht bedeutet, steht im Artikel E-Rechnung empfangen & öffnen für Handwerker.
Häufige Fragen
Kann ich eine XRechnung mit Word oder Excel öffnen?
Technisch lässt sich die XML-Datei in fast jedem Programm öffnen, das Text anzeigt – lesbar wird sie dadurch aber nicht. Weder Word noch Excel interpretieren die EN-16931-Struktur, du siehst nur den rohen XML-Code. Nutze stattdessen einen der oben genannten Viewer.
Muss ich für den Viewer ein ELSTER-Konto haben?
Nein. Das E-Rechnungsviewer-Modul im ELSTER-Portal lässt sich ohne Anmeldung eines vollständigen Steuerkontos nutzen – du lädst die Datei hoch und bekommst die Ansicht direkt im Browser.
Zeigt mir ein Viewer auch, ob die Rechnung fehlerhaft ist?
Nicht zwangsläufig. Ein reiner Viewer stellt die Daten meist so dar, wie sie in der Datei stehen, auch wenn Pflichtfelder fehlen. Für eine echte Prüfung gegen das amtliche Schema ist das KoSIT-Prüftool die richtige Wahl. Welche Fehler dabei am häufigsten auftauchen, listen wir im Artikel 7 häufige Fehler bei der E-Rechnung auf.
Fazit
Für den gelegentlichen Blick in eine einzelne XRechnung reicht der kostenlose ELSTER-Viewer völlig aus. Nutzt du bereits DATEV, Lexoffice oder ein anderes Buchhaltungstool, importierst du die Datei am besten direkt dort. Wenn du selbst regelmäßig XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen erstellen musst, lohnt sich ein Tool, das die Datei nicht nur anzeigt, sondern gleich validiert erzeugt: Mit eRechnio lädst du deine bestehende PDF-Rechnung hoch und erhältst eine geprüfte XRechnung oder ZUGFeRD-Datei – ohne separaten Viewer und ohne XML-Kenntnisse.