Das ZUGFeRD-Format erklärt: PDF, XML, Profile und Factur-X

„ZUGFeRD" klingt nach einem eigenen, exotischen Dateiformat – ist es aber nicht. Öffnest du eine ZUGFeRD-Rechnung, siehst du erst einmal eine ganz normale PDF-Rechnung mit Logo, Layout und lesbarem Text. Der Unterschied steckt darin, was zusätzlich in der PDF-Datei versteckt ist. Dieser Artikel erklärt den technischen Aufbau, was die Profile bedeuten und wie ZUGFeRD mit Factur-X und XRechnung zusammenhängt.

ZUGFeRD ist PDF/A-3 mit eingebettetem XML

Technisch ist eine ZUGFeRD-Datei ein PDF/A-3 – eine archivierbare, standardisierte PDF-Variante, die es erlaubt, beliebige Dateien direkt einzubetten. ZUGFeRD nutzt genau das: Im Inneren der PDF steckt eine strukturierte XML-Datei mit denselben Rechnungsdaten, die auch im sichtbaren Layout stehen – Beträge, Steuersätze, Positionen, Rechnungs- und Empfängeradresse. Öffnest du die PDF in einem normalen Reader, siehst du nur die lesbare Ansicht. Eine Buchhaltungssoftware kann dagegen das eingebettete XML extrahieren und automatisch verarbeiten, ohne dass jemand Zahlen manuell abtippt.

Damit ist ZUGFeRD ein hybrides Format: eine Datei, zwei Ebenen. Das unterscheidet es grundlegend von XRechnung, das ausschließlich aus XML ohne visuelle Darstellung besteht – die Unterschiede im Detail liest du im Artikel XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format brauchst du wirklich?.

Die ZUGFeRD-Profile: BASIC bis EXTENDED

Nicht jede ZUGFeRD-Datei enthält denselben Detailgrad an Daten. Der Standard definiert mehrere Profile, die festlegen, wie viele Informationen im eingebetteten XML stecken:

• MINIMUM – nur die absolut nötigen Kopfdaten, keine einzelnen Rechnungspositionen. In der Praxis kaum relevant.
• BASIC – Kopfdaten plus Rechnungspositionen, für die meisten einfachen Geschäftsfälle ausreichend.
• COMFORT – das am weitesten verbreitete Profil, zusätzlich mit Zahlungsbedingungen und weiteren optionalen Feldern.
• EXTENDED – der volle Datenumfang, unter anderem für komplexere B2B-Szenarien mit zusätzlichen Referenzen.
• XRECHNUNG – ein eigenes Profil, das inhaltlich der EN 16931 entspricht und damit auch für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber genutzt werden kann.

Für die meisten Handwerksbetriebe reicht das Profil COMFORT – es deckt die üblichen Pflichtangaben ab, ohne unnötigen Zusatzaufwand. Welches Profil eine erhaltene ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei tatsächlich nutzt, ist für dich als Empfänger in der Regel egal: Jede konforme Software liest alle Profile.

Version 1.0 vs. Version 2.x

Neben den Profilen gibt es unterschiedliche ZUGFeRD-Versionen. Version 1.0 war die erste Ausgabe des Standards und ist inzwischen veraltet – aktuelle Software erzeugt Rechnungen nach ZUGFeRD 2.x, das inhaltlich an die europäische Norm EN 16931 angeglichen wurde. Das eingebettete XML folgt dabei der CII-Syntax (Cross Industry Invoice) und wird gegen ein offizielles Schema (eine XSD-Datei) validiert, damit Prüfsoftware die Struktur automatisch kontrollieren kann. Bekommst du eine sehr alte ZUGFeRD-1.0-Rechnung, kann es sein, dass moderne Prüftools sie ablehnen oder Warnungen ausgeben – ein Hinweis, dass der Absender seine Rechnungssoftware aktualisieren sollte.

ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung im Vergleich

Ein Detail, das häufig für Verwirrung sorgt: Factur-X ist praktisch dasselbe Format wie ZUGFeRD 2.x, nur unter französischer Flagge. Deutschland und Frankreich haben ihre E-Rechnungs-Standards bewusst aufeinander abgestimmt, sodass eine ZUGFeRD-2.x-Datei technisch auch als Factur-X gilt und umgekehrt. Für dich als deutschen Handwerksbetrieb ändert sich dadurch nichts – du erstellst weiter ZUGFeRD, die Kompatibilität zu französischen Geschäftspartnern ist automatisch gegeben.

Zu XRechnung besteht dagegen ein klarer Unterschied: XRechnung ist reines XML ohne lesbares Layout und ausschließlich für Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen vorgeschrieben. ZUGFeRD ist die praktischere Wahl für private Geschäftskunden, weil Empfänger ohne spezielle Software zumindest die PDF-Ansicht lesen können. Mehr zum strukturellen Aufbau von XRechnung liest du im Artikel Das XRechnung-Format erklärt.

Brauche ich Cloud-Software, um ZUGFeRD zu nutzen?

Nein. Weil ZUGFeRD im Kern „nur" eine PDF-Datei mit eingebettetem XML ist, kannst du eine erhaltene ZUGFeRD-Rechnung mit jedem normalen PDF-Reader öffnen und lesen – ganz ohne Cloud-Dienst oder Online-Konto. Auch das Extrahieren des eingebetteten XML lässt sich lokal mit entsprechenden Tools erledigen. Cloud-Software wird typischerweise nur beim Erstellen gültiger ZUGFeRD-Dateien praktisch, weil dabei Layout und XML korrekt zusammengeführt und gegen das Schema validiert werden müssen – von Hand ist das fehleranfällig.

ZUGFeRD-Rechnungen selbst erstellen

Für dich als Handwerksbetrieb reicht es in der Praxis, eine bestehende PDF-Rechnung hochzuladen: eRechnio erzeugt daraus automatisch das eingebettete, normkonforme XML im passenden Profil – du musst dich weder mit PDF/A-3 noch mit CII-Syntax beschäftigen. Den kompletten Ablauf vom PDF zur fertigen E-Rechnung beschreibt der Artikel PDF in eine E-Rechnung umwandeln: Schritt-für-Schritt.

Fazit

ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF mit maschinenlesbarem XML in einer Datei – praktisch für den Alltag, weil beide Seiten die Rechnung nutzen können, ohne zusätzliche Software zu benötigen. Das passende Profil ist für die meisten Betriebe COMFORT, die aktuelle Version 2.x, und dank Factur-X-Kompatibilität funktioniert das Format auch über die Grenze hinweg. Wie sich ZUGFeRD in die gesamte Formatlandschaft einordnet, zeigt der Überblick über alle E-Rechnungsformate. Mit eRechnio wandelst du deine bestehenden PDF-Rechnungen automatisch in gültige ZUGFeRD-Dateien um – normkonform und ohne technisches Vorwissen.