E-Rechnungsformate im Überblick: XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X und Peppol BIS

Wer sich zum ersten Mal mit der E-Rechnungspflicht beschäftigt, stößt innerhalb weniger Minuten auf ein halbes Dutzend Begriffe: XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, Peppol BIS, EN 16931, UBL, CII. Die Suche nach dem „richtigen Format" führt schnell in einen Kaninchenbau aus Abkürzungen, die alle irgendwie zusammenhängen, aber nicht dasselbe bedeuten. Dieser Artikel sortiert die Begriffe einmal vollständig – als Landkarte, nicht als Vergleichstabelle zweier Formate.

Die Basis: EN 16931 ist der Standard, kein Format

Ganz oben steht eine europäische Norm, kein Dateiformat: EN 16931. Sie legt fest, welche Informationen eine elektronische Rechnung inhaltlich enthalten muss – Rechnungsnummer, Steuerbeträge, Leistungsbeschreibung und so weiter –, damit sie in der gesamten EU maschinell verarbeitet werden kann. EN 16931 selbst ist nicht direkt „nutzbar"; sie wird erst über konkrete technische Umsetzungen wie XRechnung oder Factur-X greifbar. Jedes Format, das unten steht, ist letztlich eine von mehreren möglichen technischen Übersetzungen derselben Norm.

XRechnung: die deutsche Umsetzung für Behörden

XRechnung ist die deutsche, rein XML-basierte Umsetzung von EN 16931. Es gibt keine lesbare PDF, nur strukturierte Maschinendaten in einer der beiden zulässigen Syntaxen – UBL oder CII. Pflicht ist sie ausschließlich für Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen, die über zentrale Portale wie ZRE oder OZG-RE eingereicht werden. Den vollständigen technischen Aufbau, inklusive des Unterschieds zwischen UBL und CII, erklären wir im Detail im Artikel Das XRechnung-Format erklärt.

ZUGFeRD und Factur-X: PDF und XML in einer Datei

ZUGFeRD geht einen anderen Weg: Es bettet dieselben strukturierten EN-16931-Daten unsichtbar in eine ganz normale, lesbare PDF ein. Der Empfänger sieht die Rechnung wie gewohnt als Dokument, während Buchhaltungssoftware die eingebetteten Daten automatisch ausliest. Das französische Pendant Factur-X ist technisch identisch mit ZUGFeRD 2.x – nur der Name unterscheidet sich je nach Land. Wie das eingebettete XML im Detail aufgebaut ist und welche Profile es gibt, liest du im Artikel Das ZUGFeRD-Format erklärt.

Peppol BIS: kein eigenes Format, sondern ein Versandnetzwerk

Häufig verwechselt: Peppol ist kein drittes Format neben XRechnung und ZUGFeRD, sondern in erster Linie ein internationales Versandnetzwerk mit eigenem Nachrichtenstandard (Peppol BIS Billing 3.0), der ebenfalls auf EN 16931 basiert und der UBL-Syntax der XRechnung sehr ähnlich ist. Rechnungen, die über Peppol verschickt werden, sind deshalb oft inhaltlich fast identisch mit einer XRechnung – der Unterschied liegt im Transportweg, nicht im Inhalt. Wie Peppol als Netzwerk mit dem XRechnung-Format zusammenhängt, erklären wir ausführlich im Artikel Peppol und E-Rechnung erklärt.

Alle Formate auf einen Blick

Welches Format brauchst du konkret?

Für die meisten Selbstständigen und kleinen Unternehmen reicht diese Faustregel: Rechnest du an eine Behörde ab, brauchst du zwingend XRechnung über das jeweilige Eingangsportal. Rechnest du an privatwirtschaftliche Kunden, ist ZUGFeRD meist die praktischere Wahl, weil dein Kunde die Rechnung sowohl lesen als auch automatisch verarbeiten kann. Peppol wird relevant, sobald du Rechnungen an Empfänger im europäischen Ausland stellst, die über das Peppol-Netzwerk erreichbar sind. Die ausführliche Entscheidungshilfe mit Praxisbeispielen findest du im Artikel XRechnung oder ZUGFeRD: Was du wirklich brauchst.

Häufige Fragen

Ist XRechnung ein Dateiformat oder ein Standard?

Beides zugleich: XRechnung bezeichnet sowohl die konkrete technische Spezifikation als auch die daraus resultierende XML-Datei. Die Datei trägt die Endung .xml und ist ohne passende Software nicht direkt lesbar.

Kann ich ein Format nutzen, das nicht explizit vorgeschrieben ist?

Ja, solange es EN 16931 erfüllt. Öffentliche Auftraggeber verlangen aber ausschließlich XRechnung (oder eine gleichwertige Umsetzung wie Peppol BIS) – ZUGFeRD wird von den Eingangsportalen nicht akzeptiert, weil die eingebettete PDF dort nicht vorgesehen ist.

Muss ich mich für ein einziges Format entscheiden?

Nein. Die meisten Betriebe mit gemischtem Kundenstamm nutzen beide Formate parallel – XRechnung für Behörden, ZUGFeRD für alle anderen Kunden. Software wie eRechnio erstellt beide Varianten aus derselben Rechnung.

Fazit

Hinter der scheinbaren Formatvielfalt steckt eine einzige Norm – EN 16931 – mit unterschiedlichen technischen Kleidern für unterschiedliche Empfänger. Du musst diese Landkarte nicht auswendig kennen, um E-Rechnungen korrekt zu stellen: Mit eRechnio lädst du deine bestehende PDF-Rechnung hoch und erhältst daraus direkt die passende XRechnung oder ZUGFeRD-Datei, validiert und versandfertig. Alle gesetzlichen Fristen dazu findest du im Überblick zur E-Rechnungspflicht 2025.