E-Rechnung Pflichtangaben: Welche Felder nach EN 16931 Pflicht sind

Eine PDF-Rechnung lässt sich mit etwas Nachlässigkeit noch durchwinken – fehlt eine Angabe, fällt das oft erst beim Finanzamt auf. Bei einer E-Rechnung ist das anders: Die Pflichtangaben werden maschinell gegen die europäische Norm EN 16931 geprüft, bevor die Datei überhaupt beim Empfänger ankommt. Fehlt ein Feld, wird die Rechnung abgewiesen. Dieser Artikel listet, welche Angaben verpflichtend sind, welche nur in bestimmten Fällen gelten – und wo Betriebe am häufigsten etwas vergessen.

Pflichtangaben nach § 14 UStG – und was EN 16931 ergänzt

Die Basis bilden die Pflichtangaben, die § 14 UStG ohnehin für jede Rechnung vorschreibt. Eine E-Rechnung übernimmt diese Angaben vollständig, bildet sie aber als einzelne, strukturierte XML-Felder ab statt als freien Text:

• vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger,
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers,
• fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer,
• Ausstellungsdatum der Rechnung,
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder der erbrachten Leistung,
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum – das ist nicht dasselbe wie das Rechnungsdatum und wird häufig verwechselt,
• Netto-, Steuer- und Bruttobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersatz,
• im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen wie Skonto oder Rabatte.

Hinzu kommen Felder, die EN 16931 zusätzlich verlangt, in einer klassischen Rechnung aber oft fehlen oder nur implizit vorhanden sind – etwa die Zahlungsbedingungen als eigenes Feld, der Fälligkeitstermin und die Bankverbindung (IBAN), sobald Überweisung als Zahlungsart hinterlegt ist.

Pflichtangaben, die nur unter bestimmten Bedingungen gelten

Nicht jedes Feld ist für jede Rechnung Pflicht. Einige Angaben werden nur relevant, wenn eine bestimmte Konstellation vorliegt:

• Leitweg-ID – nur bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verpflichtend. Was sie bedeutet und wie sie aufgebaut ist, erklärt der Artikel zur Leitweg-ID.
• Hinweis auf Steuerbefreiung oder Reverse Charge – Pflicht, wenn keine Umsatzsteuer berechnet wird, etwa bei Bauleistungen nach § 13b UStG oder bei der Kleinunternehmerregelung.
• Käuferreferenz – manche Auftraggeber, vor allem größere Unternehmen und Behörden, verlangen eine eigene Bestellnummer oder interne Referenz als zusätzliche Pflichtangabe.
• Lieferantennummer beim Käufer – wird in manchen B2B-Beziehungen vertraglich vorausgesetzt, ist aber keine gesetzliche Pflichtangabe.

Die vier Pflichtangaben, die am häufigsten fehlen

Nach eigener Erfahrung sind es immer wieder dieselben Felder, die bei der ersten E-Rechnung vergessen werden:

1. Das Leistungsdatum, weil im Kopf nur das Rechnungsdatum präsent ist,
2. die Steuernummer oder USt-IdNr., wenn sie bisher nur im Briefkopf stand statt als separates Feld gepflegt zu werden,
3. die IBAN, wenn sie bislang nur in der Zahlungserinnerung, aber nicht auf der Rechnung selbst stand,
4. die Leitweg-ID bei Rechnungen an Behörden, weil sie vor Rechnungsstellung erst beim Auftraggeber erfragt werden muss.

Alle vier Punkte – und weitere, die ebenfalls regelmäßig zur Ablehnung führen – sind ausführlich im Artikel 7 häufige Fehler bei der E-Rechnung beschrieben.

Wie prüfst du, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind?

Manuell lässt sich eine vollständige EN-16931-Prüfung kaum durchführen – dafür gibt es zu viele Felder und Abhängigkeiten zwischen ihnen. Zwei Wege haben sich etabliert:

• den kostenlosen Validator der KoSIT (kosit.de) nutzen, der eine fertige XRechnung gegen das Schema und die Geschäftsregeln prüft,
• ein Tool wie eRechnio verwenden, das Pflichtfelder bereits bei der Eingabe rot markiert und die Rechnung erst zum Download freigibt, wenn alle Angaben vollständig und plausibel sind.

Das spart vor allem bei den bedingten Pflichtangaben Zeit, da das Tool automatisch erkennt, wann etwa eine Leitweg-ID oder ein Reverse-Charge-Hinweis notwendig wird, statt dass du jede Konstellation selbst im Kopf behalten musst.

Fazit

Die Pflichtangaben einer E-Rechnung sind kein Mysterium – sie bauen auf den altbekannten Pflichtangaben nach § 14 UStG auf und ergänzen sie um einige Felder, die EN 16931 zusätzlich strukturiert verlangt. Die Schwierigkeit liegt im Detail: welche Angabe wann Pflicht wird und wo sie im XML-Format steht. Mit eRechnio musst du diese Logik nicht selbst im Kopf behalten – das Tool zeigt dir fehlende Pflichtfelder direkt an und validiert die Rechnung, bevor du sie versendest.