E-Rechnung für Elektriker und SHK-Betriebe: Material, Stunden & Prüfprotokolle korrekt abbilden

Elektro- und SHK-Betriebe rechnen selten so einfach ab wie ein einzelner Dienstleister mit einem Pauschalpreis. Eine typische Rechnung besteht aus Material (Kabel, Sicherungen, Heizungspumpen, Rohre), Arbeitsstunden zu unterschiedlichen Sätzen, An- und Abfahrtspauschalen – und nicht selten aus einem gesetzlich vorgeschriebenen Prüf- oder Abnahmeprotokoll. Wenn diese Rechnung jetzt als XRechnung oder ZUGFeRD raus muss, stellt sich schnell die Frage: Wie bildet man das strukturiert ab, ohne dass am Ende nur eine unübersichtliche Sammelposition „Elektroinstallation“ im XML landet?

Warum Elektro- und SHK-Betriebe eine Sonderrolle haben

Anders als etwa ein Malerbetrieb, der oft mit Pauschalpreisen arbeitet, kombinieren Elektro- und SHK-Handwerker in der Regel mehrere Kostenarten in einer Rechnung: Material mit eigenen Einzelpreisen, Arbeitszeit nach Stundensatz und häufig eine gesetzlich vorgeschriebene Prüfung – etwa nach DGUV V3 bei Elektroinstallationen oder eine Dichtheitsprüfung bei Gasinstallationen. Der EN-16931-Standard, auf dem XRechnung und ZUGFeRD beruhen, sieht dafür einzelne Rechnungspositionen (InvoiceLine) vor – jede mit eigener Mengenangabe, Einheit und Preis. Wer bisher mit einer Sammelposition „Arbeiten laut Angebot“ abgerechnet hat, muss beim Umstieg auf die E-Rechnung also nachschärfen.

Was konkret in die einzelnen Rechnungspositionen gehört

• Material: Jede Position mit Artikelbezeichnung, Menge, Einheit (Stück, Meter, Liter) und Einzelpreis – idealerweise mit der Artikelnummer aus deiner Materialwirtschaft, falls vorhanden.
• Arbeitszeit: Stunden getrennt nach Stundensatz, zum Beispiel Facharbeiterstunden und Gesellenstunden separat, falls unterschiedlich kalkuliert.
• Anfahrt und Pauschalen: Als eigene Position mit Einheit „pauschal“ oder „Stück“, nicht in den Materialpreis eingerechnet.
• Entsorgung: Etwa Altgeräte- oder Elektroschrott-Entsorgung, wenn separat berechnet.

Für die Steuerermäßigung nach § 35a EStG bei Privatkunden gilt ohnehin schon lange: Arbeitslohn und Material müssen getrennt ausgewiesen werden. Diese Trennung überträgt sich eins zu eins in die Positionsstruktur der E-Rechnung – wer seine Vorlagen also schon sauber getrennt hat, muss inhaltlich kaum etwas ändern.

Prüfprotokolle und Abnahmeprotokolle korrekt mitschicken

Ein DGUV-V3-Prüfprotokoll, ein Gasinstallations-Abnahmeprotokoll oder ein Inbetriebnahmeprotokoll einer Wärmepumpe gehören inhaltlich zur Rechnung, sind aber keine Rechnungsposition. Sie werden – genau wie Aufmaß oder Baustellenfotos – als Anhang über das Feld AdditionalDocumentReference fest mit der Rechnung verknüpft, statt lose per separater E-Mail hinterherzuschicken. Wie das technisch funktioniert und worauf du bei der Dateigröße achten solltest, haben wir ausführlich in Aufmaß, Pläne & Fotos in der E-Rechnung beschrieben – dieselbe Logik gilt eins zu eins für Prüfprotokolle.

Subunternehmer auf der Baustelle: Reverse Charge nicht vergessen

Arbeitest du als Elektro- oder SHK-Betrieb im Auftrag eines Generalunternehmers auf einer Baustelle, greift häufig die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG. Das muss im XML über die richtige Tax-Category und den passenden Befreiungsgrund abgebildet werden – nicht einfach durch Weglassen der Umsatzsteuer. Details dazu findest du in §13b Reverse Charge in der XRechnung. Allgemeine Grundlagen zur E-Rechnungspflicht im Handwerk erklären wir zusätzlich in E-Rechnung im Handwerk.

Häufige Fragen von Elektro- und SHK-Betrieben

Muss ich jede einzelne Schraube als eigene Position auflisten?

Nein. Kleinteile lassen sich zu sinnvollen Sammelpositionen zusammenfassen (z. B. „Kleinmaterial Installation“). Wichtig ist nur, dass größere, preislich relevante Positionen – etwa eine Heizungspumpe oder ein Sicherungskasten – einzeln mit Preis ausgewiesen sind.

Wie gebe ich unterschiedliche Stundensätze an?

Als separate Positionen mit jeweils eigener Bezeichnung, Menge (Stunden) und Einzelpreis – zum Beispiel „Facharbeiterstunden“ und „Gesellenstunden“ getrennt untereinander.

Zählt ein Prüfprotokoll als Teil der Rechnung oder als Anhang?

Als Anhang. Die Rechnungspositionen bilden die abgerechnete Leistung ab, das Protokoll dient als Nachweis dazu und wird über AdditionalDocumentReference an die XRechnung oder ZUGFeRD-Datei angehängt.

Gilt das auch, wenn ich nur an Privatkunden rechne?

Nein. Privatkunden sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen – dort bleibt eine normale Rechnung mit PDF oder Papier erlaubt, inklusive Protokollen als gewohnter Anhang.

Wie eRechnio Elektro- und SHK-Betrieben hilft

Du musst deine Kalkulation nicht in eine neue Software umziehen: Mit eRechnio wandelst du deine bestehende PDF-Rechnung in eine gültige XRechnung oder ZUGFeRD um, trägst Material- und Stundenpositionen wie gewohnt getrennt ein und hängst Prüfprotokolle einfach mit an. Das Tool übernimmt die korrekte technische Abbildung im XML – du musst dafür keine EN-16931-Feldnamen kennen.

Fazit

Für Elektro- und SHK-Betriebe ändert die E-Rechnung inhaltlich wenig an einer sauber kalkulierten Rechnung: Material, Arbeitsstunden und Pauschalen waren schon vorher am besten getrennt ausgewiesen. Wichtig ist nur, diese Trennung jetzt konsequent in einzelne Rechnungspositionen zu übertragen und Prüfprotokolle korrekt als Anhang statt als separate E-Mail mitzuschicken.

Stand: August 2026. Kein Steuer- oder Rechtsrat – bei Grenzfällen Steuerberater oder Handwerkskammer fragen.